Versione 1, 3 novembre 2026
Titolare del trattamento: Associazione ARTimi, Piazza del Popolo 6, 87020 Santa Domenica Talao (CS), Italia · C.F. 96051770780 · info@associazioneartimi.org
L'Associazione ARTimi tratta i dati personali di volontari, artisti, partecipanti ai laboratori e dei loro genitori, e le immagini delle persone ritratte nelle attività dell'associazione, mediante il proprio sistema informatico interno «ARTimi OS», gestito direttamente dai fondatori dell'Associazione. ARTimi OS non conserva mai codice fiscale, IBAN o indirizzo di casa delle persone, né i nomi dei visitatori.
Base giuridica. I dati dei volontari sono trattati per l'esecuzione del rapporto associativo (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR). I dati degli artisti sono trattati sulla base del consenso e/o del legittimo interesse legato all'organizzazione delle esposizioni. Le immagini di persone identificabili sono trattate per documentare le attività dell'associazione: durante gli eventi e le mostre si effettuano riprese fotografiche, come indica un avviso all'ingresso, e chi non desidera essere ripreso può dirlo o spostarsi; un ritratto in cui la persona è il soggetto è pubblicato solo con il suo consenso specifico. Le fotografie dei minori partecipanti ai laboratori sono trattate solo con il consenso scritto di chi esercita la responsabilità genitoriale, valido per la stagione indicata e revocabile in ogni momento.
Finalità e conservazione. I dati sono trattati esclusivamente per le finalità istituzionali e organizzative dell'Associazione (gestione dei volontari, organizzazione di esposizioni, laboratori ed eventi, archivio storico) e sono conservati per il periodo strettamente necessario: i dati di un volontario fino a 12 mesi dopo la fine del suo ruolo; le fotografie dei minori per non più di 2 anni, e mai oltre l'inizio dell'anno in cui compiono 18 anni; i moduli di consenso per 12 mesi dopo la fine di ciò che coprono. Dopodiché sono cancellati.
Fornitori esterni e intelligenza artificiale. I dati possono essere trattati, per conto dell'Associazione, da fornitori esterni di servizi cloud, hosting e intelligenza artificiale, inclusi fornitori extra-UE, nell'ambito di accordi di trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR e di garanzie adeguate per i trasferimenti internazionali. Servizi di intelligenza artificiale possono descrivere fotografie in cui nessuno è riconoscibile, leggere documenti e trascrivere registrazioni; i dati identificativi come IBAN, codici fiscali, email e numeri di telefono sono oscurati prima di ogni invio. Le fotografie di minori, i moduli firmati e i documenti segnati come personali non sono mai inviati a servizi di intelligenza artificiale. Le registrazioni di voci sono trascritte solo da fornitori in Europa.
«Conversations with the Artists and Artifacts». Al Museo della Terra i visitatori possono conversare a voce con gli artisti e gli oggetti esposti. Quando si parla, la voce è elaborata da servizi di intelligenza artificiale esterni: ElevenLabs, un fornitore extra-UE, che non conserva né registra le conversazioni; e, come riserva, Microsoft, solo nell'Unione Europea, che conserva una conversazione soltanto se il suo sistema la segnala come possibile abuso, per una verifica. Chi sceglie di parlare acconsente a questo uso; per i bambini, il consenso è del genitore che li accompagna. Un cartello all'ingresso dell'esperienza lo ricorda prima di iniziare.
Diritti. Gli interessati possono esercitare in ogni momento i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione, e revocare un consenso, scrivendo a info@associazioneartimi.org. Rispondiamo entro un mese. È sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
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Version 1, 3 November 2026
Data controller: Associazione ARTimi, Piazza del Popolo 6, 87020 Santa Domenica Talao (CS), Italy · C.F. 96051770780 · info@associazioneartimi.org
Associazione ARTimi processes the personal data of volunteers, artists, workshop participants and their parents, and the images of people portrayed in the association's activities, through its own internal computer system, "ARTimi OS", run directly by the Association's founders. ARTimi OS never keeps people's codice fiscale, IBAN or home address, nor visitors' names.
Legal basis. Volunteers' data is processed to carry out the membership relationship (Art. 6(1)(b) GDPR). Artists' data is processed on the basis of consent and/or the legitimate interest in organising exhibitions. Images of identifiable people are processed to document the association's activities: photographs are taken during events and exhibitions, as a notice at the entrance says, and anyone who does not wish to be photographed can say so or step aside; a portrait in which the person is the subject is published only with their specific consent. Photographs of minors taking part in workshops are processed only with the written consent of the person with parental responsibility, valid for the season stated and revocable at any time.
Purposes and retention. Data is processed solely for the Association's institutional and organisational purposes (managing volunteers, organising exhibitions, workshops and events, the historical archive) and kept for the time strictly necessary: a volunteer's data up to 12 months after their role ends; photographs of minors for no more than 2 years, and never beyond the start of the year in which they turn 18; consent forms for 12 months after the end of what they cover. After that, it is erased.
External providers and artificial intelligence. Data may be processed on the Association's behalf by external providers of cloud, hosting and artificial-intelligence services, including providers outside the EU, under processing agreements pursuant to Art. 28 GDPR and adequate safeguards for international transfers. Artificial-intelligence services may describe photographs in which nobody is recognisable, read documents and transcribe recordings; identifying details such as IBANs, codici fiscali, emails and phone numbers are blacked out before anything is sent. Photographs of minors, signed forms and documents marked as personal are never sent to artificial-intelligence services. Recordings of voices are transcribed only by providers in Europe.
"Conversations with the Artists and Artifacts". At the Museo della Terra, visitors can converse aloud with the artists and the objects on display. When someone speaks, their voice is processed by external artificial-intelligence services: ElevenLabs, a provider outside the EU, which neither keeps nor records the conversations; and, as a backup, Microsoft, only within the European Union, which keeps a conversation only if its system flags it as possible abuse, for review. Whoever chooses to speak consents to this use; for children, consent is given by the parent accompanying them. A sign at the entrance to the experience says so before it begins.
Rights. Anyone concerned may at any time exercise their rights of access, rectification, erasure, restriction and objection, and withdraw a consent, by writing to info@associazioneartimi.org. We answer within one month. It is always possible to lodge a complaint with the Garante per la protezione dei dati personali (the Italian data protection authority).
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This is an English translation; the Italian text is the one that counts if the two ever differ.